Sosiaalisen tuen ja toimeentulon palvelut

Rekisterinpitäjä:
Kainuun sote
PL 400
87070 Kainuu
Puh. 08 61561
Sähköposti kirjaamo@kainuu.fi

Tietosuojavastaava sähköpostiosoite tietosuojavastaava@kainuu.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Aikuissosiaalipalveluissa henkilötietoja kerätään asiakkaan palvelujen järjestämiseksi ja etuuksien käsittelemiseksi. Tietoja kerätään asiakkaan palvelujen tarpeen arviointiin, suunnitteluun, toteutukseen ja elämäntilanteen seurantaan liittyen.  Lisäksi tietoja käytetään sosiaali- ja terveyspalvelujen kehittämiseen ja tilastointiin, asiakastietojen käsittelyyn, tieteelliseen tutkimukseen ja arkistointiin. Kameravalvontajärjestelmiin kerätään ne tiedot, joita tarvitaan henkilökuntaan, omaisuuteen ja asiakkaisiin kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä.

Tietojen antamatta jättäminen voi vaikuttaa palvelun laatuun ja kattavuuteen sekä etuuksien myöntämiseen. Asiakkaan auttaminen on vaikeaa, jos emme saa riittäviä tietoja.

Kainuun sote noudattaa kaikissa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä. Henkilötietojen ensisijainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.



Keskeiset käsitteet

Henkilötieto: Kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää henkilöön, esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero, ovat henkilötietoja.

Erityinen henkilötietoryhmä: Sellaiset henkilötiedot, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, kuulumisen ammattiyhdistykseen, geneettiset tiedot, biometriset tiedot henkilön yksilöimiseksi, terveystiedot sekä tiedot henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta.

Rekisteröity: Henkilö, jota henkilötieto koskee eli asiakas.
Rekisterinpitäjä: Toimija, joka määrittää yksin tai yhdessä muiden toimijoiden kanssa tarkoitukset ja tavat, joilla henkilötietoja käsitellään.
Henkilötietojen käsittelijä: Henkilö, oikeushenkilö, viranomainen, virasto tai muu elin, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietojen käsittelijä voi olla toinen organisaatio, joka suorittaa tietojenkäsittelypalveluita rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen perusteella.

 

Keräämämme henkilötiedot

Rekisteriin tallennetaan palvelujen järjestämiseksi välttämättömät ja tarvittavat henkilötiedot:

  • nimi ja yhteystiedot
  • henkilötunnus
  • ajanvarauksen syy
  • perustiedot elämäntilanteesta

Rekisteri sisältää palvelun aikana ja palvelun järjestämisen yhteydessä syntyneet tai palvelua varten saapuneet tiedot.


Asiakastietojen luovuttaminen muille rekisterinpitäjille tai henkilötietojen käsittelijöille

Aikuissosiaalipalveluissa kerätyt henkilötiedot on määritelty lainsäädännössä arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän ulkopuolelle vain:

  • asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella
    • rekisterinpitäjän ulkopuolisille asiakkaan asiaan liittyville yhteistyökumppaneille tai sopimukseen perustuen palveluntuottajille
    • asiakkaan läheisille
  • lakiin perustuvaan oikeuden nojalla toiselle viranomaiselle
  • tieteelliseen tutkimustyöhön sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti


Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Kansaneläkelaitoksen (Kelan) ja kunnan sosiaalihuollon viranomaisen keskinäisestä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta säädetään laissa toimeentulotuesta annetun lain muuttamisesta 1107/2016, 18 a § ja 18 b §. Kansaneläkelaitoksella (Kelalla) on oikeus saada kunnan sosiaalihuollon viranomaiselta teknisen käyttöyhteyden avulla näiden henkilörekistereissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja asiakkaan suostumuksesta riippumatta, jos se on välttämätöntä toimeentulotukiasian käsittelemistä varten.

Sosiaalisen luototuksen asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakkaan valtuutuksella:

  • Luottotietoja ylläpitäville tahoille: Suomen Asiakastieto Oy sekä Bisnode Finland Oy
  • Velkaselvitysten osalta tietoja voidaan luovuttaa Ulosottolaitokselle, Kansaneläkelaitokselle, verohallintoon, perintäyhtiöille, pankeille ja muille luottoa myöntäville laitoksille sekä muille sosiaalista luottoa hakevaa henkilöä laskuttaville tahoille.
  • Talous- ja velkaneuvonnalle.

Kainuun TYPin (Monialainen työllistymistä edistävän yhteispalvelun) terveydenhoitajan kirjaamat potilastiedot siirtyvät potilastietojärjestelmästä Kansaneläkelaitoksen Kanta-asiakastietorekisteriin.


Tietojen siirto kolmansiin maihin

Aikuissosiaalipalveluista ei siirretä henkilötietoja kolmansiin maihin.


Tietojen käyttö ja suojaaminen

Rekisterin käyttö perustuu asiakkaan ja henkilökunnan väliseen asiakassuhteeseen tai muuhun asialliseen yhteyteen, jolloin tarvittaessa myös muissa kuntayhtymän sosiaalihuollon yksiköissä syntyneet asiakastiedot ovat käytettävissä käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain asiakkaan asioita hoitavat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät. Muuten kenelläkään ei ole oikeutta ilman asiakkaan kirjallista suostumusta saada tietoja käyttöönsä.

Toimipisteiden esimiehet määrittelevät käyttöoikeudet työntekijöille aikuissosiaalipalveluiden käyttämiin rekistereihin. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietojen ja rekistereiden käyttöä valvotaan säännöllisesti.

Asiakasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. Sähköisten rekistereiden käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Sähköisesti ylläpidettävät asiakastiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

Paperisia asiakastietoja voidaan säilyttää palvelupisteissä asiakkuuden ajan asiakaskansiossa valvonnan alaisena. Kun asiakastietoa ei enää tarvita, ne siirretään arkistoon.


Henkilötietojen säilyttäminen

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella.


Henkilötietolähde

  • Väestörekisterikeskuksen ylläpitämä väestörekisteri: nimi, henkilötunnus, osoite, kotikunta
  • rekisteröity (asiakas itse)
  • omainen/edunvalvoja
  • muut kuntayhtymän toimintayksiköt
  • viranomaiset


Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä