Henkilöstöpalvelut

Rekisterinpitäjä:
Kainuun sote
PL 400
87070 Kainuu
Puh. 08 61561
Sähköposti kirjaamo@kainuu.fi
 

Tietosuojavastaava sähköpostiosoite tietosuojavastaava@kainuu.fi

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilöstöpalveluissa henkilötietojen käsittelyn perusteena on henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sopimussuhteen perusteella sekä työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen.

Tietoja kerätään palkan ja palkkioiden maksuun, rekrytointiin, lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, työterveyshuollon järjestämiseen, tilastointiin.

Kainuun soten henkilöstöpalvelut noudattaa kaikissa henkilötietojen käsittelyssä voimassa olevaa lainsäädäntöä.
 

Keskeiset käsitteet 

Henkilötieto: Kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti liittää henkilöön, esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero, ovat henkilötietoja. Erityisiä henkilötietoryhmiä ovat sellaisia henkilötietoja, jotka paljastavat rodun tai etnisen alkuperän, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset uskomukset, kuulumisen ammattiyhdistykseen tai geneettiset tiedot, biometrisia tietoja henkilön yksilöimiseksi, terveystietoja sekä tietoja henkilön seksuaalisesta käyttäytymisestä tai suuntautumisesta.

Rekisteröity: Henkilö jota henkilötieto koskee.

Rekisterinpitäjä: Rekisterinpitäjä on toimija, joka määrittää yksin tai yhdessä muiden toimijoiden kanssa tarkoitukset ja tavat, jolla henkilötietoja käsitellään.

Henkilötietojen käsittelijä: Henkilötietojen käsittelijällä tarkoitetaan sellaista henkilöä, oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

Henkilötietojen käsittelijällä ei tarkoiteta rekisterinpitäjän (tai henkilötietojen käsittelijän) alaisuudessa työskenteleviä työntekijöitä, vaan henkilötietojen käsittelijä on tyypillisesti toinen organisaatio, joka suorittaa tietojenkäsittelypalveluita rekisterinpitäjän puolesta sopimuksen perusteella.
 

Keräämämme henkilötiedot

Kun työnhakija toimittaa työhakemuksen, hänestä kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • koulutus
  • esitietolomake koskien terveydentilatietoja

Työsuhteen alkaessa henkilöstä kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • terveydentilatiedot
  • pankkiyhteystiedot
  • verotustiedot
  • ammattiyhdistystiedot
  • ulosottotiedot

Työsuhteen aikana henkilöstä tallennetaan (kerätään) seuraavat henkilötiedot:

  • nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • tehtävänimike
  • terveydentilatiedot
  • henkilöstökortin valokuva
  • työajan seurantaan liittyvät tiedot
  • palkkatiedot
  • keskeytykset
     

Tietojen luovuttaminen muille rekisterinpitäjille tai henkilötietojen käsittelijöille 

Henkilöstöpalveluissa kerätyt henkilötiedoista osa on salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän ulkopuolelle vain:

  • lakiin perustuvan oikeuden nojalla
    • viranomaisille
    • työterveyshuollolle lakisääteisten työterveyspalveluiden tuottamista varten
  • rekisteröidyn suostumuksella
    • luottoyhtiöt
    • matkatoimistot
       

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät  

Palvelussuhteeseen liittyviä tietoja luovutetaan lainsäädäntöön perustuen

  • valtionkonttorille
  • verottajalle
  • kuntien eläkevakuutukselle
  • ammattiliitoille
  • tilastokeskukselle
  • pankeille
     

Tietojen siirto kolmansiin maihin 

Tietoja ei siirretä kolmansiin maihin.
 

Tietojen käyttö ja suojaaminen

Käyttäjinä on henkilöstöpalvelujen henkilöstö käyttötarkoituksen mukaisessa laajuudessa. Tietoja saavat käyttää vain henkilökunnan asioiden hoitamiseen osallistuvat henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä ja vastuunsa edellyttävät.

Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Tietojen käyttöä valvotaan säännöllisesti.

Rekisterin käyttö tapahtuu organisaation sisäisessä tietoverkossa, johon ei ole pääsyä organisaation ulkopuolelta.
 

Henkilötietojen säilyttäminen 

Henkilökunnan henkilötietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Asiakirjat säilytetään 2 - 50 vuotta sekä pysyvästi. 
 

Henkilötietolähde 

  • henkilöstö
  • luottoyhtiöt
  • matkatoimistot 

Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä.